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Kanban

Die Kanban-Methode (japanisch „Karte“) wurde ursprünglich für die „just in time“ Produktion entwickelt und findet inzwischen außerhalb der Fertigung Anwendung. Kanban wird insbesondere in der Softwareentwicklung verwendet, kann aber auch in anderen schlanken Projekten sinnvoll sein. Die Kanban-Methode verläuft nach dem Ticketprinzip (Pull-Prinzip), Teammitglieder können sich ihre Aufgaben selbst ziehen bzw. entscheiden, welche Aufgaben sie als nächstes bearbeiten.

Kanban ist...

  • ein Tool zur Problemlösung

  • sehr günstig einzusetzen

  • auf den teilnehmenden Personen und ihren Fähigkeiten beruhend

  • ein sehr dynamischer Ansatz

Durch die visuelle Darstellung der Aufgabenpakete (Tickets) auf einem Kanbanboard weiß jedes Teammitglied jederzeit welche Aufgaben anstehen und was zurzeit bearbeitet wird. Volle Transparenz ermöglicht verkürzte Abstimmung und Meetings, vorausgesetzt, dass jeder seine Aufgaben und Arbeitsschritte in Echtzeit kommuniziert.


Der größte Vorteil des Kanbanboards ist, dass jeder den Überblick über die zahlreichen meist parallellaufenden Arbeitsschritte behält und sieht welcher Prozess sich in welchem Stadium befindet. Dadurch, dass der Workflow sichtbar gemacht wird, können eventuelle Engpässe erfasst und behoben und die Wertschöpfungskette ressourcenoptimal gelenkt werden. Werden einzelne Bereiche wie Warteschlangen, Zykluszeit und Durchsatz richtig überprüft, lässt sich feststellen, an welchen Stellen die Arbeit gut organisiert ist und wo eventuell Verbesserungen notwendig sind. Sobald die ersten Erkenntnisse vorliegen, lässt sich so besser planen, sodass Zusagen und Verlässlichkeit gesteigert werden.


Im folgenden Video wird Kanban kurz erläutern, darunter folgen die wichtigsten Begriffe und Regeln bei der Arbeit mit Kanban.


Das Board

Ein Kanbanboard kann physisch (z.B. im Warroom) aufgehängt werden, bei dezentralen Teams bietet sich jedoch ein softwarebasiertes Board an.

Das Kanbanboard ist in der Regel in drei Spalten unterteilt:

  1. Aufgabe (Backlog): Hier werden alle erforderlichen Prozesse erfasst. Dabei ist es wichtig Aufgaben und Arbeitsschritte in sinnvolle Pakete aufzuteilen.

  2. Bearbeitung (Work in Process): Sobald erste Arbeiten ausgeführt werden, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich.

  3. Erledigt (Done): Hierhin gelangen alle Karten bzw. Aufgaben, die vollständig abgearbeitet sind. Im Laufe der Umsetzung wandern die Tickets von links nach rechts durch die Spalten. Jede Spalte ist in der Kapazität beschränkt, d.h. es können nur eine bestimmt Anzahl Tickets dort hängen. Dies ist abhängig von der Teamgröße.

Im Laufe der Umsetzung wandern die Tickets von links nach rechts durch die Spalten. Jede Spalte ist in der Kapazität beschränkt, d.h. es können nur eine bestimmt Anzahl Tickets dort hängen. Dies ist abhängig von der Teamgröße.


Quelle: Jeff Lasovski

Die Tickets

Aufgaben werden beim physischen Kanban-Board einzeln auf Karten bzw. Post-its festgehalten und im Backlog abgelegt. Wichtig ist, dass die Aufgaben so formuliert sind, dass das Team weiß, was damit gemeint ist. Wurde eine Aufgabe erledigt oder ist in Warteposition, „holt“ man sich ein neues Ticket aus dem Backlog. Das ganze Board funktioniert nach dem „Holprinzip“ (pull) d.h. niemand kann jemanden ein Ticket zuteilen. Der Zuständige „holt“ sich sein Ticket erst, wenn er die Kapazität dafür hat. Treten dadurch Engpässe auf, muss das Team verhandeln, wie es Ressourcen für die Erledigung freimachen kann oder ob Aufgaben neu priorisiert werden müssen. Da es beim Kanban keine festen Zeitrahmen oder „Sprints“ gibt, ist die Kommunikation im Team das A und O. Hierfür gibt es zwei Check-ins: das kurze „Daily Stand-up“ und die ausführlichere Retrospektive.


Das Daily-Stand–up

Beim täglichen Stand-up-Meeting erklärt jedes Teammitglied kurz was es am Vortag erledigt hat und was an diesem Tag noch erledigt werden soll. Treten unerwartete Änderungen ein, kann das Team gemeinsam neu priorisieren und Ressourcen (um)verteilen. Das Meeting wird in der Regel im Stehen abgehalten (daher "Stand-up"), da sich die Teilnehmer sehr kurz fassen.


Die Retrospektive

Bei der Retrospektive geht es hauptsächlich darum, aus der Vergangenheit zu lernen. Es wird bewertet was gut und was schlecht verlaufen ist und was mögliche Gründe hierfür sein könnten. Treten Engpässe auf, kann für die folgenden Aufgaben nach Optimierungslösungen gesucht werden und Maßnahmen getroffen werden. Im Gegensatz zum Daily-Stand-up wird die Retrospektive nur alle 2-4 Wochen durchgeführt.


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