10 Tipps für die erfolgreiche Durchführung des Daily Standup



Zunächst was ist ein Daily Standup?

Daily Standups ein tägliches Treffen eines Team um seine Arbeit zu besprechen. Der Daily Standup kommt aus der agilen Arbeitsmethodik. Die Teilnehmer des Daily Standups kommen maximal 15 Minuten zusammen und sprechen nacheinander über die Ergebnisse des vorherigen Tages, Barrieren und ihren Plan für den aktuellen Tag. Auf diese Weise teilen die Team-Mitglieder ihren Status sowie besprechen größere Probleme und machen diese transparent. Gleichzeitig können sie sich gegenseitig helfen Barrieren zu beseitigen, um das gemeinsam festgelegte Ziel zu erreichen.

1. Ziel des Daily Standup erfüllen

Der Zweck des Standups ist in erster Linie, die Kommunikation und den Projektablauf bzw. der Arbeiten durch schnelleres Feedback und Unterstützung des Teams zu verbessern. Durch den sehr kurzen Feedback-Rhythmus erhöht das Team die Projektgeschwindigkeit und die Transparenz. Barrieren und Hindernisse werden früh angesprochen und können zeitnah gelöst werden – im Besten Fall innerhalb eines Tages – mögliche größere Hindernisse sind schnell bekannt und können in die eigene Arbeit eingebunden werden. Durch die tägliche Synchronisierung wird gewährleistet, dass sich das Team in die gleiche Richtung bewegt und gemeinsam am gleichen Ziel arbeitet.

2. Erfolgsfaktor Leitung des Standups

Ein guter Moderator sorgt für ein effektives Meeting. Dabei kommt es darauf an sowohl das Spiel laufen zu lassen aber auch im richtigen Moment einzugreifen, um erfolgreich zu spielen. Wer schon mal American Football gesehen hat kennt den Huddle – nichts anderes als ein Standup vor dem nächsten Spielzug. Wenn der beendet ist, weiß jeder genau was heute zu tun ist, um das Spiel zu gewinnen. Daher ist es wichtig einen guten Moderator im Team zu haben, der dafür sorgt, dass die Spieler den Huddle richtig nutzen. In Bezug auf ein Team ist der Moderator nicht dafür verantwortlich Befehle zu geben, sondern die Rahmenbedingungen für ein wertstiftendes Daily Standup Meeting zu schaffen.

3. Frequenz des Dailys festlegen

Wie der Name es schon sagt, sollte das Meeting im besten Falle jeden Tag stattfinden. Damit es nicht zu viel Zeit kostet, sollte es nicht länger als 15 Minuten dauern. Findet das Meeting über mehrere Tage nicht statt, verpasst das Team Möglichkeiten für Feedback und die Organisation der eigenen Aufgaben. Das Ergebnis: Die Projektgeschwindigkeit nimmt ab.

4. Rahmenbedingungen festlegen

Ein Meeting vorzubereiten kostet Zeit: Termin planen, Besprechungsraum reservieren, Computer mit dem Projektor oder Bildschirm verbinden. Um diese Aufwände einzusparen ist es am besten, das Setup zu standardisieren. Eine regelmäßig geplante Besprechungszeit und ein eigener Projektraum oder ein Videokoferenz-Call ür das Meeting hilft dem Team so schnell wie möglich einsatzbereit sein.

5. Dailys sind wichtig – und steuern Prioritäten

Die Limitierung des Meetings auf 15 Minuten verfolgt einen wichtigen Aspekt. Es ist wichtig, dass der Moderator daran erinnert, dass nur Raum für dringliche Themen ist. Das verhindert, dass das Team von wichtigen Themen abkommt und sich in Details verliert. Das Meeting soll effektiv sein und beginnt pünktlich. Ziel: am Ende des Standups ist das Team energiegeladen und kennt ihr Ziel für den Tag und wird nicht durch Blockaden gehemmt.

6. Welche Fragen werden geklärt?

Im Daily Standup wird primär diskutiert, welche Themen aktuell sind und von wem sie bearbeitet werden. Dabei geht es fokussiert um Aufgaben, die sich aktuell in einer kritischen Phase befinden. Geklärt werden muss, ob es Aufgaben gibt, die blockiert werden und den Projektdurchlauf gefährden. Auch die Übergabe von einzelnen Aufgaben zwischen den Kollegen im Team ist entscheidend und wird im Daily Standup besprochen.

Wichtig: Das Daily Standup Meeting ist keine Kontrollmaßnahme und kein Raum für breite Diskussionen – das findet außerhakb statt. Es geht nicht darum, Aufgaben detailliert zu besprechen oder den Status zu berichten. In der täglichen Besprechung geht es darum, alle Aktivitäten zu besprechen, die für einen reibungslosen Projektablauf unternommen werden müssen.

7. Projekte und Workload richtig priorisieren

Jeder möchte einen guten Job machen und das Team voranbringen. Aber wie geht man mehreren Projekten um, die parallel laufen und miteinander konkurrieren? Daily Standups helfen dabei sicherzustellen, dass die Prioritäten auch projektübergreifend klar und korrekt sind. Wenn ein Teammitglied mit seinen Aufgaben überlastet ist, arbeitet es möglicherweise an der falschen Sache wodurch kritische Aufgaben sich unnötig verzögern können. Daher steuert das Daily den eigenen und den Team Arbeitsaufwand des Tages.

8. Daily Standups und wöchentliche / monatliche Meeting synchronisieren

Daily Standups funktionieren am besten, wenn sie mit der wöchentlichen Weekly Meetups kombiniert werden. Während Daily Standups die Planung auf kurze Sicht ermöglichen, geben die Weekly Meetups einen etwas größeren Ausblick. Dabei können Abhängigkeiten zu anderen Projekten und langfristigere Ziele, zum Beispiel Objectives & Key Results (OKR) oder die Project Roadmap mit den aktuellen Aufgaben abgeglichen werden. Auf diese Weise halten Teams ihre Orientierungspunkte im Blick und verlieren nicht den Fokus. Zugleich werden größere Probleme und Abhängigkeiten frühzeitig sichtbar.

8. Visualisieren Sie die Abhängigkeiten mit anderen Teams

Häufig arbeiten einzelne Teams mit einem Projektboard, um ihren aktuellen Status sichtbar zu machen. Trotz dieser Boards haben Teams oftmals keinen Überblick, wie ihre Aufgaben in Abhängigkeit bzw. im Zusammenspiel mit anderen Teams verlaufen. Eine visuelle Darstellung der aktuellen Projekte und Aufgaben hilft dem Team dabei, Aufgaben gebündelt und im Gesamtzusammenhang zu betrachten. Ein Mögliches Tool ist zum Beispiel das Kanban Board (ein digitales Toll ist z.B. Microsoft Planner) auf der Flughöhe eines Portfolioboards.

9. wenn möglich persönlich oder mit Videokonfernez

Legen Sie Wert darauf sich persönlich zu treffen, in besonderen Situationen (z.B. Corona Kontaktbeschränkung) sollte auf Videokonferenz ausgewichen werden. Kommunikation findet intensiver statt, wenn sie sich sehen, wodurch die Kommunikation wertvoller wird. Zudem stärkt das tägliche Treffen das Gemeinschaftsgefühl und den Team-Zusammenhalt. Sind Teams an mehreren Orten verteilt, so sollte das Daily Standup möglichst per Videokonferenz stattfinden.

10. Ablauf und Vorgehen immer weiterentwickeln

Ein Meeting ist nur dann erfolgreich, wenn die Teams es nicht als Zeitverschwendung wahrnehmen. Dies tritt ein, wenn die Team-Mitglieder keine nützlichen Informationen aus den Daily Standup Meetings erhalten. Erkennbar wird dies, wenn die Team-Mitglieder nicht mehr an den täglichen Treffen teilnehmen möchten.

Die Abwesenheit einer Person wirkt sich direkt auf die Einstellung der anderen Mitglieder aus. Sobald die Mitglieder des Kernteams nicht anwesend sind, verliert das Standup an Wert. Achten Sie auf Warnsignale und reflektieren Sie Ihre Herangehensweise regelmäßig, um das Daily Standup effektiv und wertstiftend zu gestalten. Regelmäßige Retrospektiven helfen dabei, Barrieren in der Zusammenarbeit zu finden und aufzulösen.


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